Etter å ha jobbet i alt fra store åpne soner og mindre kontorlandskap til eget lukket kontor, så forstod jeg hvordan mindre rot og mer orden fremmer et bedre sosialt miljø.
Rot kan beskrives som en tilstand der fysiske ting eller eiendeler er uorganiserte, spredd utover og ikke har en fast plass. På et kontor kan det være alt fra papirer som ligger stablet på en pult, ledninger som er sammenflettet, uåpnede esker til ubrukt utstyr. Eller personlige eiendeler som ikke hører hjemme i kontorskuffen i det hele tatt.
Og de fleste har opplevd det: Å komme inn på et rotete kontor, åpne et ulogisk arkiv, et for fullstappet lager eller en sosial sone hvor det er vanskelig å finne det man trenger.
Jeg tenker ganske ofte tilbake på perioder der støy og distraksjoner påvirket både konsentrasjonen og engasjementet mitt negativt. Omgivelsene virket ryddige, men miljøet var allikevel kaotisk i skuffer og skap, og støyet ble med hjem i form av ubehag. Samtidig husker jeg steder med mye synlig rot, som opplevdes som veldig sjenerende når det kom uventet besøk. Enkelte steder var det også vanlig å gå til innkjøp av «reserveløsninger» i form av engangsutstyr på kjøkkenet – fordi det ikke var bestikk og utstyr tilgengelig i matpausen.
Første gang jeg fikk mitt eget kontor, så bestemte jeg meg for å gjøre ting annerledes.
Jeg tok meg tid til å fjerne gamle og ubrukte ting og erstatte plassen med prosjekter jeg jobbet med. Jeg inviterte også mine kolleger inn for å være en del av prosessen. Det var absolutt forbedringspotensialer der, men det ble et kontor som inviterte til dialog. Den samme erfaringen snakker man også om når det gjelder sosiale møteplasser, og god kaffekultur. Det sosiale her fungerer også best når det er ryddig.
En vanlig problemstilling i kontormiljø med mye rot er at enkelte bruker mye tid og energi på å rydde opp etter andre, for å ikke føle at dette blir verken verdsatt eller respektert. Uorden kan føre til stress og frustrasjon, noe som naturligvis kan smitte over på samspillet med kollegaer.
Men hvordan kan en ryddig arbeidsplass faktisk bidra til et bedre sosialt miljø?
Jo, organiserte omgivelser kan ha en positiv innvirkning på vår kognitive funksjon. Når vi fokuserer på mer ryddighet og gjør arbeidsområdet vårt oversiktlig, kan det bidra til mer følelse av kontroll og forutsigbarhet. Dette kan gi mer overskudd og velvære for hver enkelt ansatt.
På den måten kan en god opprydding bidra til et bedre fellesskap som kan redusere problemer som mobbing, utestenging og sykdom. Ikke minst også inspirere flere til å ta mer ansvar. Ved å involvere de ansatte i organiseringsprosessen kan man skape en følelse av eierskap for arbeidsmiljøet.
Mange ulike individer skal fungere sammen. Noen er mer påvirkelig enn andre. Hva kan du gjøre for at alle dine ansatte kan jobbe produktiv og tilpasset? Jeg tenker at det sosiale fungerer når hver enkelt fungerer.
Når vi ikke blir distrahert av rot og uorden, får hjernen vår mer kapasitet til å fokusere. Dette igjen kan påvirke til mer positivt engasjement, kreativitet og gode ideer. Vi blir mer engasjerte, og det skapes en mer trivelig og produktiv atmosfære: Som igjen kan føre til bedre samarbeid og positivt sosialt miljø.
Hva kan du forvente når du investerer i en mer ryddig arbeidsplass?
- Reduksjon av stress: En ryddig arbeidsplass bidrar til å redusere stressnivået. Når man bruker mindre tid og energi på å lete etter ting, føler man seg mer avslappet og til stede. Dette skaper en mer positiv atmosfære hvor det er lettere å samarbeide med andre.
- Øker fokus: Ryddige omgivelser generelt gjør det lettere å konsentrere seg om oppgavene. Når man ikke blir distrahert av rot, kan man fokusere bedre i samtaler og møter.
- Fremmer samarbeid: Ryddighet på kontor og fellesområder senker terskelen for å samles. Det er enklere å diskutere ideer i inspirerende omgivelser.
- Godt førsteinntrykk: Et ryddig kontor gir et godt førsteinntrykk både på ansatte og besøkende. Dette kan bidra til å styrke bedriftens omdømme og skape en bedre atmosfære.
- Økt velvære: Et ryddig og organisert arbeidsmiljø bidrar til at de ansatte får en bedre hverdag. Når man føler seg ivaretatt på arbeidsplassen, yter man bedre i fellesskap.
Kanskje lurer du på hvordan dette kan gjøres i praksis?
Mitt svar vil være å inspirere, motivere, engasjere og skape gode tiltak som løfter kulturen. En måte å starte på er å sette av litt tid til å styrke samholdet gjennom morsomme og sosiale aktiviteter. En av de kan være at hver enkelt får ansvar for opprydding av et spesifikt område.
En ryddig arbeidsplass er mer enn bare et estetisk spørsmål.
Det er en investering i et bedre sosialt miljø og en mer produktiv arbeidsplass. Ved å redusere stress, øke fokus og fremme samarbeid, kan et ryddig kontor bidra til en mer positiv og inspirerende kultur, engasjement og bedre ansvarfordeling. Det er jeg er personlig eksempel på.